Kohesi

Inleiding

Dit document omschrijft de procedure voor de melding van integriteitsinbreuken binnen Kohesi en is een onderdeel van het integriteitsbeleid waarmee de organisatie een open en integere bedrijfscultuur nastreeft.

De procedure geldt als intern meldkanaal zoals bedoeld in de Richtlijn (EU) 2019/1397 van 23 oktober 2019 ter bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden (Klokkenluidersrichtlijn).

De Richtlijn en de Belgische wetgeving schrijven voor dat een melder (de klokkenluider) in een werkgerelateerde context op een veilige, vertrouwelijke en zelfs anonieme wijze een melding moet kunnen maken zonder vrees voor represailles.

De organisatie voorziet dit intern meldkanaal en behandelt dergelijke meldingen op ernstige en integere wijze binnen de voorgeschreven termijn.
Deze procedure voor de interne melding en opvolging ervan, is opgezet na overleg en in samenspraak met de sociale partners.

 

Wat is een klokkenluidersregeling?

De klokkenluidersregeling heeft als doel om personen te beschermen wanneer ze informatie uit de werkomgeving over inbreuken op geldende regelgeving melden.

Onder ‘klokkenluidersmelding’ verstaan we alle mogelijke of feitelijke inbreuken op wetgeving die werden begaan door de organisatie Kohesi (of één of meerdere van haar medewerkers/artsen).

Voorbeelden hiervan zijn: inbreuken inzake fraude, financiële onregelmatigheden, overheidsopdrachtenregelgeving, milieu, vervoer, GDPR,….

Het gaat hier dus niet over zorg-gerelateerde klachten in de relatie tussen patiënt en zorgverlener. Voor deze klachten verwijzen we u graag verder naar onze externe ombudsdienst OOGG (Onafhankelijke Ombudsdienst Geestelijke Gezondheidszorg), zodat we u snel en gepast kunnen helpen.

Een klokkenluidersmelding komt in Kohesi steeds terecht bij de beleidsmedewerker verantwoordelijk voor het intern meldpunt.

 

Wie kan melden? (toepassingsgebied)

Een “melder” is elkeen die bij Kohesi werkzaam is of is geweest of werkzaamheden heeft verricht in welke hoedanigheid dan ook: werknemer, zelfstandige, interim of consultant, bestuurder, leidinggevende, maar ook vrijwilligers en bezoldigde of onbezoldigde stagiairs en eenieder die werkt onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers en leveranciers van Kohesi.

Melders van wie de werkrelatie nog moet aanvangen, ingeval informatie over inbreuken is verkregen tijdens de wervingsprocedure of andere precontractuele onderhandelingen, kunnen ook beroep doen op deze meldprocedure.

Elke melder moet te goeder trouw optreden. Opzettelijk valse informatie melden of openbaar maken wordt op grond van het strafwetboek bestraft.

 

Wat kan je melden?

Alle informatie over feitelijke of mogelijke inbreuken die hebben plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden binnen de organisatie waarvan de melder kennis heeft binnen de werkgerelateerde context en die hij wil onthullen. Tot die informatie horen ook redelijke vermoedens.

 

Hoe kan je melden?

Meldingen kunnen zowel schriftelijk als mondeling worden gedaan, in alle vertrouwen en zonder sancties voor de melder. Ook anonieme meldingen worden met ernst opgevolgd. Bij niet anonieme melding wordt een vertrouwelijk behandeling gewaarborgd.

 

Waar kan je melden? (het intern meldkanaal)

We raden sterk aan eerst dit meldkanaal te gebruiken vóór beroep te doen op de mogelijkheden die de overheid voorziet.

De meldingen kunnen overgemaakt worden aan het meldkanaal:

  • Dienst/Naam: Kohesi meldpunt klokkenluiders; aanspreekpunt beleidsmedewerker Inge Hermans 
  • fysiek werkadres: Koning Albertlaan 35/2, 3630 Maasmechelen
  • telefoon: +32 11 28 68 31
  • Bereikbaarheid/aanwezigheden:
    • Maandag, dinsdag, donderdag 9u-17u
    • Vrijdag 9u-14u
    • Woensdag en in het weekend niet

Meldingen kunnen gedaan worden via:

  • Telefoon
  • Brief
  • Mail
  • Een gesprek

    De meldingen worden zo concreet mogelijk omschreven: wie, wat, waar, wanneer met eventueel bijlagen of ondersteunende informatie.

    Meldingen worden steeds vertrouwelijk of anoniem (naar keuze van de melder) behandeld en opgenomen in het vertrouwelijk meldingsregister.

    Het Kohesi meldpunt klokkenluiders volgt de melding actief op. Zij controleren de juistheid van de in de melding gedane beweringen en gaan na of zij de gemelde inbreuk kunnen aanpakken, onder meer via maatregelen zoals: een intern vooronderzoek, een onderzoek, vervolging, een terugvordering van middelen of het beëindigen van de procedure.

    De overheid voorziet ook in een extern meldkanaal, m.n. de Vlaamse en federale ombudsdienst. Ook daar kan je terecht met een melding.

    Vlaamse ombudsdienst

    Federale ombudsdienst

    Termijnen voor feedback op je melding?

    Je ontvangt een bevestiging van je melding binnen 7 dagen na de melding.
    Daarbij wordt een onpartijdige persoon aangeduid die bevoegd is voor de opvolging van de melding en die de communicatie met jou zal onderhouden. Hij of zij zal zo nodig bijkomende informatie opvragen maar ook feedback geven. Deze feedback volgt maximum 3 maanden na de ontvangstmelding en kan 1 keer met nog eens 3 maanden verlengd worden.

    Welke bescherming geniet je?

    Het meldkanaal en de opvolging van de melding zijn zo georganiseerd dat de veiligheid maximaal wordt gegarandeerd en de vertrouwelijkheid en geheimhouding worden beschermd van de identiteit van de melder, de melding en eventueel genoemde derden.

    Als melder geniet je onmiddellijk van een beschermd statuut als klokkenluider tegen mogelijke represailles. Bij anonieme melding zal je bescherming genieten als je wordt geïdentificeerd.

    Je wordt daarbij begeleid door het meldkanaal die contact opneemt met HR.
    Het houdt ook in dat Kohesi moet aantonen dat het handelen of het niet-handelen niet in verband staat met de melding.

    De personen die een actieve ondersteuning geven aan de melder tijdens de meldprocedure (vb. een collega of een lid van een werknemersorganisatie) of familieleden van de melder genieten dezelfde bescherming.

    Elke verwerking van de melding gebeurt in overeenstemming met de GDPR. Niet gemachtigde personen hebben geen toegang tot de gegevens.

    Het register van elke ontvangen melding beantwoordt aan de geheimhoudingsvereisten en meldingen worden niet langer opgeslagen dan noodzakelijk en evenredig is voor het onderzoek en de remediering van de melding.

    Indien je vraagt om een gesprek, kan hiervan, met jouw toestemming, een verslag worden gemaakt dat je kan controleren, corrigeren en tekenen.

    Welke verantwoordelijkheid heeft de “meldingsdienst/meldkanaal”?

    Vertrouwen is de kernwaarde. Om dit te verzekeren, zijn alle leden van de meldingsdienst gebonden door een bijzondere geheimhouding in het belang van de melder.

    De meldingsdienst zal meldingen kunnen toetsen en volledig vertrouwelijk en maximaal geanonimiseerd, onderzoeken binnen een redelijke termijn. De dienst is ook verplicht daarover te communiceren met de melder.
    De meldingsdienst kan evenwel een herbestemming van de melding voorstellen aan de melder zodat de meld
    ing het juiste traject kan volgen. De melder is niet verplicht dit voorstel te aanvaarden.

    De meldingsdienst stelt éénmaal per jaar een jaarverslag op over de werking dat ter validatie wordt voorlegt aan de ondernemingsraad en de Raad van Bestuur.
    Het directiecomité ontvangt dit jaarverslag ter informatie.